Content-Management – Eine Einführung

Grundlagen des Content-Management

Inhalt:

Aus dem Arbeitsalltag
Definition
Anwendungsbereich
Anforderungen

Die Arbeit mit einem Content-Management-System setzt ein gewisses Wissen voraus um sinnvoll und produktiv damit umgehen zu können. Diese kleine Einführung in allgemeines Content-Management soll das benötigte Basiswissen schaffen.

Aus dem Arbeitsalltag

Man stelle sich folgende Situation aus dem Arbeitsalltag eines mittelständischen Unternehmens vor:
Frau A, Verantwortliche für Öffentlichkeitsarbeit, beauftragt den Praktikanten B, Student der Journalistik im 3. Semester, einen ansprechenden Werbeartikel für das neue Produkt zu verfassen. Mit hohem Einsatz verfasst der Student trotz seiner Müdigkeit in den Abendstunden einen ausführlichen Artikel und druckt diesen aus. Am nächsten Morgen überreicht er Frau A den Artikel zur Korrektur. Diese streicht die Rechtschreibfehler an und fügt noch einige Bemerkungen hinzu und gibt den Druck wieder an den Praktikanten zurück. Dieser verbessert seinen Artikel am Computer und sendet Ihn per E-Mail an seine Vorgesetzte. Nachdem sich diese vergewissert hat, dass alles korrigiert ist, leitet sie die E-Mail an den Marketingleiter C weiter, der sie beauftragt hat, sich um den Artikel zu kümmern. Dieser leitet die E-Mail, ohne sie gelesen zu haben, an den externen Webmaster D weiter mit den Worten "online stellen". Der Webmaster weis weder in welcher Rubrik er den Artikel veröffentlichen soll, noch kann er den Anhang öffnen, weil das Unternehmen mit einer anderen Software arbeitet.

Solche Unternehmens- und Organisationsstrukturen sind leider nicht selten. Neben den üblichen Kommunikationskonflikten kommen Kompatibilitätsprobleme hinzu und all diese Komplikationen werden noch durch umständliche Laufwege verstärkt. Dass effizientes Arbeiten anders aussieht, ist denke ich offensichtlich.

Anhand von solchen Situationen aus dem Alltag wurde Software entwickelt, welche die Strukturen vereinfacht und die Kommunikationswege verkürzt. In diesem Zusammenhang tauchte der Begriff „Content-Management-System” die ersten Male auf und konnte sich seitdem als passende Bezeichnung für diese Verwaltungssysteme durchsetzen.

Definition

Zunächst ist es notwendig den Begriff Content-Management-System zu definieren. Hierbei handelt es sich, wie der Name schon sagt, um ein „System für die Verwaltung von Inhalten”¹. Inhalt bezeichnet hier jedes denkbares Datenobjekt, wie z.B. eine Webseite, ein Bild, ein Termin oder andere Daten, die in der Systemumgebung eine Rolle spielen. Diese Dateneinheiten verfügen alle über Attribute, wie z.B. dass sie nur von bestimmten Benutzern hinzugefügt, bearbeitet oder veröffentlicht werden können. Die Verwaltung dieser Attribute basiert auf Regeln die in einem sogenannten Workflow-System festgelegt sind. Durch die Verbreitung des Internets werden die meisten CMS heutzutage als Web-CMS bezeichnet, da sie eine webbasierte Benutzerschnittstelle bieten.

¹ Andy McKay, Plone – Das definitive Handbuch für Entwickler, Addison-Wesley, München; Auflage: 1 (April 2005)

Anwendungsbereich

Die häufigste Anwendung finden CMS in der Verwaltung von Webpräsenzen. Üblicherweise tragen verschiedene Arbeitsgruppen Inhalte zusammen und senden sie anschließend einem zentralen Webmaster zu, der die Inhalte zu einer Webseite umbaut, veröffentlicht und abschließend eine Rückmeldung an die Arbeitsgruppe gibt. Daraus ergeben sich organisatorische Probleme, da die gesamte Arbeit von einer Person durchgeführt wird und alle von dieser Person abhängig sind. An dieser Stelle wird entlastend ein CMS eingesetzt, welches die anfallenden Aufgaben übernimmt und jede Arbeitsgruppe ihre Inhalte selbst verwalten kann.

Anforderungen

Aus diesem Anwendungsbereich resultieren einige notwendige Anforderungen an ein CMS um die Aufgaben korrekt und fehlerfrei bearbeiten zu können.

Trennung des Inhalts von seiner Präsentation Durch die saubere Trennung ist es für Benutzer ohne technische und systemspezifische Vorkenntnisse (z.B. HTML) möglich Inhalte zu verwalten.

Festlegung von Regeln im Workflow-System Mit Hilfe von Regeln können einzelnen Benutzern und Benutzergruppen konkrete Arbeitsschritte erlaubt oder verwehrt werden.

Anwendung von bestehender Geschäftslogik Bestehende Betriebs- und Organisationsstrukturen müssen in einem CMS möglichst unkompliziert umgesetzt werden können. (z.B. ein Redaktionssystem)

Intelligente Suche und Indexierung von Informationen Da CMS auf Datenbanksystemen basieren ist es möglich zusätzliche Informationen wie z.B. den Namen des Autors, das Datum o.Ä. zusätzlich zum Inhalt zu speichern und auch gezielt danach zu suchen.

Durch diese Vorteile wird ein CMS zur idealen Arbeitsplattform für Organisationen jeglicher Größe. Selbst kleinste Benutzergruppen profitieren von der Einfachheit eines CMS, da diese oft keinen Webmaster in Vollzeit beschäftigten können, der laufend Inhalte verarbeiten kann.

Das World Wide Web entwickelt sich mit rasender Geschwindigkeit weiter. Schon seit Jahren lässt sich beobachten, wie das Internet sich in unserem Geschäfts- und Privatleben allmählich ausbreitet und etabliert. Wir nutzen täglich die Vorteile und den Komfort der neuen Technologie und treiben den Fortschritt mit hohem Enthusiasmus voran.

Content-Management ist als eines dieser Vorteile zu sehen. Es erleichtert Unternehmen die Öffentlichkeitsarbeit im Netz und kommt bei nahezu allen Einrichtungen und Institutionen zum Einsatz.

Dieser Artikel wurde verfasst von Slobodan Sudaric.
Der Artikel ist am 24.01.2008 um 18:14 Uhr veröffentlicht worden und wurde bislang 1 mal kommentiert.
Tags: Tipps und Tricks